Blog

Văn phòng ảo là gì? Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo

VĂN PHÒNG ẢO LÀ GÌ?

Văn phòng ảo có nghĩa là một công ty có thể không hoạt động tại một địa điểm cố định, nhưng được đăng ký kinh doanh tại một địa chỉ đáp ứng đủ điều kiện về pháp lý và tiếp cận thị trường.

Cho thuê văn phòng ảo là việc cung cấp địa chỉ kinh doanh cho phép doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh, đặt biển tên công ty, có bộ phận lễ tân đón tiếp, gửi nhận thư từ, tài liệu, cung cấp dịch vụ văn phòng và phòng họp, đáp ứng nhu cầu phù hợp theo từng lựa chọn của doanh nghiệp thuê Văn phòng ảo.

Nhân viên của văn phòng có thể làm việc tại nhà hoặc ở địa điểm khác như kho, bãi, xưởng sản xuất, thậm chí tại các quốc gia khác nhau. Tuy nhiên trên danh nghĩa, doanh nghiệp vẫn có một địa điểm đăng ký kinh doanh cố định.

 

bảng tên văn phòng ảo

 

Ưu điểm của Văn phòng ảo

Lợi thế doanh nghiệp

- Doanh nghiệp thuê Văn phòng ảo không phải chịu chi phí đầu tư cố định lớn như việc thuê một mặt bằng kinh doanh đắt đỏ tại một tòa nhà văn phòng.

- Không cần duy trì các chi phí quản lý như vệ sinh, điện, nước, điều hòa, nhân sự tại văn phòng...

- Văn phòng ảo đặc biệt phù hợp với các Doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, cần tiết kiệm chi phí cho các ưu tiên khác để có thể thu lợi nhuận ban đầu và tiếp tục hoạt động.

Lợi thế làm việc

- Ngoài việc tiết kiệm được khoản chi phí cố định lớn, thì Văn phòng ảo còn có nhiều lợi thế với các doanh nghiệp trẻ, không muốn bó buộc về không gian làm việc.

- Chủ doanh nghiệp và nhân viên có thể làm việc và quản lý thông tin, báo cáo công việc từ xa.

- Năng suất làm việc cao hơn bằng việc tránh những rắc rối khi đi lại, hay gặp tình trạng đi làm chỉ để “chấm công”.  

- Hiệu quả công việc được tính bằng “deadline” và nhân viên của bạn sẽ có cơ hội tăng năng lực tự quản lý thời gian, sắp xếp công việc hợp lý để đảm bảo tiến độ.

 

Nhược điểm của văn phòng ảo

Có một vài điểm chưa tốt của loại hình Văn phòng ảo này như:

- Việc chủ yếu kết nối qua email, điện thoại, internet khi không sử dụng văn phòng hữu hình và tập trung làm việc tại văn phòng có thể khiến thiếu tính tương tác xã hội đối với mỗi thành viên công ty.

- Chủ doanh nghiệp sẽ phải được yêu cầu cao hơn về khả năng quản lý công việc cũng như quản lý nhân sự. Bởi vì văn phòng là ảo, nhưng tính pháp lý của doanh nghiệp là thật, và doanh thu dựa trên kết quả công việc cũng là thật. Hãy đảm bảo chủ doanh nghiệp có đủ năng lực quản lý khi quyết định thuê văn phòng ảo.

 

TÍNH PHÁP LÝ CỦA VĂN PHÒNG ẢO

Văn phòng nào có đăng ký kinh doanh được không?

 

Văn phòng ảo - phòng họp

 

Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Luật Doanh nghiệp chưa có một quy định cụ thể về việc một địa điểm được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp nhưng luật có quy định cụ thể về trụ sở giao dịch:

- Có địa chỉ giao dịch rõ ràng và phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam

- Phải xác định rõ ràng số nhà, xã, phường, tỉnh/thành phố và địa chỉ này phải được đăng ký với cơ quan cấp giấy phép kinh doanh.

Hiện nay chưa có một quy định pháp lý nào cấm doanh nghiệp thuê "Văn phòng ảo" để làm trụ sở và địa điểm đăng ký kinh doanh cũng như chưa có một cơ chế nào xử lý đối với vấn đề này. Vì vậy doanh nghiệp sử dụng Văn phòng ảo được coi là hợp pháp, không vi phạm pháp luật.

 

CÁC LƯU Ý KHI THUÊ DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO

- Cần tìm hiểu thật cẩn thận và có đầy đủ thông tin về đơn vị cho thuê dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng nên việc bạn chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Một công ty có các điều kiện như việc sở hữu tài sản cố định, hoạt động minh bạch là ưu tiên hàng đầu. Phải đảm bảo địa điểm này đáp ứng đủ điều kiện cung cấp dịch vụ văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh lâu dài và hợp pháp.

- Hãy đảm bảo Doanh nghiệp đã hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt trước khi thuê Văn phòng ảo. Nếu bạn không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì cần hỏi lại để được giải đáp rõ ràng.

- Làm rõ quyền lợi với mỗi gói văn phòng ảo, trách nhiệm của bên cho thuê và bên sử dụng dịch vụ trong thời gian thuê.

- Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở làm đăng ký kinh doanh, cũng như hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện. 

 

Lưu ý khi thuê văn phòng ảo

 

QUYỀN LỢI KHI THUÊ VĂN PHÒNG ẢO TẠI MSPACE

 

 Chỉ từ 500.000đ/tháng, tiết kiệm tối đa chi phí vận hành


 Tiện ích về cơ sở vật chất vượt trội và tính hiệu quả cao của các dịch vụ đi kèm: lễ tân tiếp đón, gửi nhận thư từ, phòng họp nội bộ...


 Vị trí đắc địa và nằm trong tòa nhà văn phòng lớn, dễ nhận diện trên các phương tiện tìm kiếm.


 Chuyên nghiệp hóa hình ảnh/thương hiệu, tăng sự tin cậy trong mắt đối tác và khách hàng.


 Có nhiều cơ hội mở rộng quan hệ kinh doanh với các doanh nghiệp trong cộng đồng khách thuê.


 Yên tâm về độ tin cậy và ổn định của Nhà cung cấp là MSpace - một doanh nghiệp phát triển bền vững.


Linh hoạt trong việc thay đổi mô hình hoạt động từ "ảo" sang "thật" với các diện tích văn phòng theo nhu cầu mà không cần các thủ tục phức tạp.

 

dịch vụ cung cấp

 

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO TẠI MSPACE?

MSpace là nhà cung cấp văn phòng cho thuê, trong đó có dịch vụ cho thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp và uy tín tại Hà Nội. Doanh nghiệp có thể tin tưởng khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại MSpace với những lý do sau:

- Độ tin cậy: MSpace có hợp đồng mua sàn tại tòa Viwaseen, cung cấp địa chỉ đăng ký văn phòng ảo MSpace thuộc diện tích sở hữu lâu dài, ổn định vị trí đăng ký kinh doanh cho khách hàng. Tòa nhà VP Viwaseen có đầy đủ giấy tờ pháp lý để hỗ trợ cho tất cả các loại hình doanh nghiệp có thể đăng ký kinh doanh, từ biên bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy cho đến giấy phép xây dựng, cam kết bảo vệ môi trường…. 

- Độ ổn định: MSpace là đơn vị quản lý Văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, đang ngày một phát triển và mở rộng thị trường với Tài chính lành mạnh. Là Sản phẩm chủ lực của Tập đoàn ĐT & TM Mundus Stones hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực.

- Chi phí hợp lý: MSpace cho thuê văn phòng giá rẻ. Gói Cơ bản: chỉ 500.000đ/tháng, Doanh nghiệp được đặt biển tên công ty và đăng ký kinh doanh tại địa chỉ của văn phòng cho thuê Mspace. Gói Nâng cao: chỉ 1.000.000đ/tháng, ngoài quyền lợi của gói Cơ bản, Doanh nghiệp được sử dụng thêm các tiện ích và dịch vụ tương đương khách thuê văn phòng thực như lễ tân tiếp đón, gửi nhận thư từ, tài liệu, đặc biệt sử dụng phòng họp miễn phí 3h/tuần.

- Vận hành chuyên nghiệp: MSpace có đội ngũ nhân sự vận hành chuyên nghiệp, cùng đầy đủ các loại hình văn phòng cho thuê và dịch vụ đi kèm như phòng họp, Shared office, Full services với diện tích từ 10m2 – 200m2; cung cấp dịch vụ đăng ký thành lập doanh nghiệp, làm biển tên, dấu công ty, dịch vụ kế toán với mức giá dịch vụ ưu đãi dành cho khách hàng MSpace (chỉ bằng 2/3 giá thị trường). Khách hàng thuê VP ảo, với lợi thế là thành viên của MSpace, khi sử dụng dịch vụ thuê phòng họp đều được giảm giá 30%. 

- Địa điểm đẹp: Địa chỉ đăng ký kinh doanh văn phòng ảo được đặt tại các tòa nhà VP hạng A-B, đảm bảo cung cấp cơ sở vật chất Văn phòng và dịch vụ Văn phòng chất lượng tốt, hiện đại, chuyên nghiệp, sạch đẹp, quản lý trực tiếp, hỗ trợ khách hàng 24/7.

- Nâng cao giá trị doanh nghiệp: Doanh nghiệp thuê văn phòng ảo được tặng biển tên công ty, đặt tại Bảng tên trang trọng, chất liệu cao cấp, sang trọng, đẹp mắt, dễ nhận diện.

- Tính linh hoạt: Khách hàng thuê Văn phòng ảo có thể chuyển đổi mô hình văn phòng hữu hình khi có nhu cầu với nhiều lựa chọn về diện tích khác nhau mà không cần thay đổi giấy đăng ký kinh doanh, khi doanh nghiệp phát triển và cần thay đổi mô hình hoạt động.

 

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu và thuê văn phòng, vui lòng liên hệ Hotline 0888.04.8855 hoặc để lại thông tin để được liên hệ hỗ trợ sớm nhất!

Đăng ký

 

Nham Quach

@Copyright by MSpace



Một thương hiệu thuộc Tập đoàn MUNDUS STONES