Bạn đang cần thuê một văn phòng đầu tiên cho doanh nghiệp mới thành lập? Hay bạn đang cần mở rộng quy mô, hay đơn giản chỉ là muốn thay đổi không gian mới tốt hơn? Dù nhu cầu khác nhau, nhưng có 5 lưu ý sau đây khi thuê văn phòng mà bạn luôn cần ghi nhớ để có thể chọn được văn phòng phù hợp nhất.
Câu hỏi đầu tiên luôn là “Văn phòng của bạn ở đâu?”.
Văn phòng của bạn phải đảm bảo có thể dễ dàng tiếp cận với mọi khách hàng - cho dù đi bằng ô tô, xe máy hay xe buýt. Theo một nghiên cứu thì có đến 50% nhân viên đi làm muộn do tắc đường. Mặc dù không thể phù hợp với lộ trình đi làm của tất cả mọi người, nhưng bạn có thể đảm bảo rằng vị trí của mình không quá xa hoặc ở khu vực trung tâm nhưng giao thông hỗn loạn.
Vị trí cũng trở nên quan trọng khi văn phòng bạn ở gần những địa điểm như trung tâm thương mại, nhà hàng, phòng gym, quán cà phê. Những tiện ích bổ sung này có thể góp phần mang lại niềm vui cho nhân viên và giúp họ cũng như chính bạn dễ dàng ăn trưa, gặp khách hàng, làm một số việc vặt hoặc tập luyện sau giờ làm.
Cuối cùng, hãy xem xét vị trí đó có thuận tiện cho khách hàng và đối tác đến làm việc, giao dịch hay không. Nó có gần đường lớn và dễ tìm hay không? Có chỗ đỗ xe thuận tiện hay không? An ninh có mang lại sự yên tâm cho khách hàng trong thời gian làm việc tại đây hay không?
Chi phí thuê văn phòng có lẽ là một trong những khoản đầu tư lớn nhất mà công ty của bạn cần đầu tư. Nhưng bạn lại luôn phải đứng trước hai lựa chọn khó khăn: văn phòng rộng rãi, tiện nghi và vị trí đẹp nhưng chi phí quá đắt đỏ; văn phòng giá rẻ nhưng không gian không mang lại sự thoải mái trong khi làm việc, phát sinh thêm nhiều chi phí khác.
Chỉ bạn mới có thể quyết định ngân sách nào phù hợp với doanh nghiệp của mình để thuê văn phòng. Khi nghiên cứu các địa điểm, hãy xem xét kỹ các khoản chi phí như phí ẩn, phí phát sinh thay vì chỉ để ý đến giá thuê niêm yết. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng giá thuê tổng thể phù hợp với vị trí và các tiện nghi, tiện ích đi kèm. Nếu giá niêm yết có vẻ cao, nhưng đã bao gồm tất cả các chi phí khác với phát sinh là không có thì đó sẽ là lựa chọn thông minh hơn một con số có vẻ rẻ hơn nhưng không đáp ứng được cả về vị trí và tiện ích cần thiết.
Chúng ta đang sống trong thời đại 4.0 – thời đại của công nghệ nên việc thuê văn phòng đáp ứng được những yêu cầu cơ bản về công nghệ là cần thiết. Trong đó, internet là một yếu tố tiên quyết cần có. Giá internet hiện nay khá rẻ, việc tự lắp đặt và chi trả phí sử dụng khá đơn giản, nhưng nếu cơ sở cung cấp có thể bao gồm chi phí này trong giá thuê, tức họ có trách nhiệm bảo dưỡng, bảo trì và sửa chữa trong bất kỳ trường hợp nào cho bạn thì sẽ tiện lợi hơn rất nhiều.
Ngoài ra, nên xem xét các yếu tố công nghệ khác khi thuê văn phòng để khiến nơi làm việc trở nên hiện đại hơn. Ví dụ như máy quẹt thẻ, máy chấm công; điều hòa điều khiển qua hệ thống kỹ thuật số; hệ thống chiếu sáng cảm ứng để tiết kiệm điện….
Chúng ta dành ít nhất 8 tiếng, thậm chí 12 tiếng trong ngày tại nơi làm việc. Vì vậy, các tiện nghi tại nơi làm việc giúp cho cuộc sống nơi công sở trở nên nhẹ nhàng hơn, mang đến cảm giác như ở nhà.
Văn phòng không nên chỉ là nơi có chỗ ngồi làm việc. Những khu vực cần thiết như phòng ăn, phòng nghỉ, khu vực thư giãn rất có ích dành cho nhân viên của bạn. Dù công ty lớn hay nhỏ nhưng hãy luôn có khu vực lễ tân tiếp đón khách. Và phòng họp được trang bị đầy đủ trang thiết bị trình chiếu, hội họp trực tiếp và trực tuyến.
Đa phần các cơ sở cho thuê văn phòng chỉ cho thuê đúng diện tích làm việc, nếu muốn có những tiện nghi khác thì bạn hoặc phải thuê thêm diện tích, hoặc phải tự chia sẻ diện tích làm việc cho những tiện nghi đó. Hãy lưu ý rằng để có đầy đủ các tiện nghi thì chi phí sẽ ở mức cao hơn rất nhiều so với chỉ thuê văn phòng với đủ diện tích chỗ ngồi. Và việc vận hành các tiện nghi ấy khá phức tạp, cũng như tốn nhiều thời gian và nhân sự quản lý.
Các yếu tố về bố cục trong không gian văn phòng không thể bỏ qua. Các tính năng như ánh sáng, hệ thống thông gió, chất lượng không khí, thân thiện với thiên nhiên, cách âm và có tính thẩm mỹ là rất quan trọng đối với năng suất, tinh thần, sự hài lòng và sức khỏe của nhân viên. Diện mạo văn phòng của công ty không chỉ ảnh hưởng đến cả trải nghiệm của nhân viên mà còn ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng của khách hàng để đi đến quyết định hợp tác cuối cùng.
Do vậy sẽ thật tốt nếu bạn tìm được một văn phòng cho thuê mà ở đó mọi thứ đã được thiết kế một cách chuyên nghiệp, sắp đặt hợp lý. Bạn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn cũng như thời gian và công sức cho việc đó.
Nham Quach
@Copyright by MSpace
Nhanh chóng. Chính xác. Chuyên nghiệp.
Hãy cung cấp thông tin để nhận được tư vấn miễn phí từ chúng tôi!
Bạn có thể hủy đăng ký bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào liên kết ở cuối email về chương trình khuyến mãi của chúng tôi. Yêu cầu này do Mundus Stones Investment and Trading Group Joint Stock Company đưa ra. Xem chính sách bảo mật đầy đủ của chúng tôi tại đây.
Một thương hiệu thuộc Tập đoàn MUNDUS STONES 
