Đẹp trong việc bố trí văn phòng của mỗi người sẽ khác nhau, tùy thuộc vào sở thích, phong cách và đặc thù công việc. Nhưng để đảm bảo văn phòng có điều kiện làm việc tốt nhất thì cần đầy đủ các tiêu chuẩn đã được các chuyên gia nghiên cứu và áp dụng. 

Dưới đây là 10 tiêu chuẩn bố trí văn phòng làm việc mà MSpace đã đúc kết được trong suốt quá trình xây dựng, setup và vận hành hệ thống văn phòng: 

1. Bố trí văn phòng phải phù hợp môi trường làm việc

Mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có những đặc thù hoạt động khác nhau nên việc bố trí và lựa chọn nội thất văn phòng cũng cần tạo ra được nét đặc trưng của công việc đó. 

2. Việc bố trí văn phòng phải có sự liên kết giữa bộ phận và phòng ban

Các phòng ban đòi hỏi phải có sự kết nối với nhau để tiện trao đổi công việc, nên việc bố trí văn phòng sẽ thể hiện ở việc bạn sắp xếp vị trí các bộ phận, phòng ban và vị trí ngồi của nhân viên sao cho thuận tiện và dễ đi lại nhất. 

VD: Các bộ phận có tính liên quan tới nhau như marketing - sale, hành chính - lễ tân,...nên đặt gần nhau để tiện cho việc trao đổi thông tin và bàn giao công việc nhất. 

3. Bố trí văn phòng cần tối ưu diện tích

Thay vì sử dụng các bức tường và cửa để đóng khung phân thành từng khu vực với nhau, bạn có thể sử dụng vách ngăn để không bị ngột ngạt và khép kín quá mức, nhưng vẫn đảm bảo được sự yên tĩnh và riêng tư cho nhân viên. 

Doanh nghiệp cũng nên sử dụng nội thất thông minh, có tính linh hoạt cao khi thay đổi vị trí nếu cần. Bên cạnh đó, chúng sẽ khiến văn phòng trở nên gọn gàng và tối ưu hơn nếu kể cả trong không gian nhỏ hẹp. 

4. Bố trí văn phòng phải có sự hài hòa, sạch sẽ và gọn gàng

Để nâng cao tối đa hiệu quả làm việc thì việc bố trí văn phòng phải đảm bảo được sự sạch sẽ và không gian làm việc phải hài hòa. Bản thân các bạn nên tự mình sắp xếp chỗ làm việc, từ bàn ghế, thiết bị, tủ và kệ chứa tài liệu sao cho khoa học và dễ sử dụng nhất. Có thể vệ sinh thường xuyên và sử dụng cây xanh cũng là giải pháp góp phần tạo nên không gian làm việc có lợi cho sức khỏe. 

5. Bố trí văn phòng cần đảm bảo, âm thanh, ánh sáng và phòng cháy chữa cháy

Đối với vị trí quan trọng như phòng họp, phòng giám đốc, phòng làm việc…thì điều kiện tiên quyết là phải cách âm…trong trường hợp không gian mở có thể sử dụng các biện pháp giảm thiểu tiếng ồn như sử dụng cây xanh là cách khá phổ biến. 

Văn phòng cần đảm bảo đầy đủ các hệ thống thiết bị báo cháy, chữa cháy…và thiết kế các vị trí quan trọng như cửa thoát hiểm, thang bộ sao cho thuận tiện nhất nhằm đảm bảo khả năng ứng phó với cháy nổ nếu có xảy ra. Đây cũng là điều kiện không thể thiếu để văn phòng của bạn đủ cơ sở để đăng ký pháp lý cho các hoạt động kinh doanh. 

6. Bố trí văn phòng tạo ra sự trải nghiệm

Các doanh nghiệp ngày càng chú trọng tới cảm giác của nhân viên, chính vì thế các không gian phụ trợ được đầu tư mạnh mẽ hơn nhằm tạo ra không gian nghỉ ngơi và thư giãn để giúp người lao động thoải mái trước khi tiếp tục công việc. Trong trường hợp doanh nghiệp không đủ diện tích hoặc chi phí thì có thể tham khảo sử dụng văn phòng trọn gói có thể đáp ứng được nhu cầu. 

7. Bố trí văn phòng cần đảm bảo tính thẩm mỹ

Các nghiên cứu khoa học chỉ ra rằng cách bố trí văn phòng làm ảnh hưởng đến tâm trạng và động lực của nhân viên và có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất và kết quả làm việc. Tính thẩm mỹ bao gồm vấn đề về phong cách, màu sắc, ánh sáng, trang trí cần sự kết hợp hài hòa với nhau. Ngoài ra, tiêu chuẩn về độ sáng của ánh sáng, thì màu sắc ánh sáng cũng tạo ra sự thư giãn, thoải mái và cảm hứng làm việc cho nhân viên. 

8. Bố trí cây xanh xung quanh văn phòng

Bất cứ doanh nghiệp nào đều hướng tới môi trường làm việc xanh, sạch và thân thiện với môi trường tự nhiên, nên cây xanh thường được phổ biến ở bất cứ không gian nào. Có thế nhận thấy được lợi ích cơ bản của cây xanh là mang lại giá trị thẩm mỹ, giảm căng thẳng và giúp tinh thần làm việc được thoải mái hơn nhờ những đặc tính của nó. Từ đó sự sáng tạo và năng suất trong công việc được cải thiện đáng kể. 

9. Bố trí văn phòng cần hợp phong thủy 

Các doanh nghiệp Á Đông thường hay chú trọng đến vấn đề liên quan đến phong thủy. Vì theo quan niệm truyền thống, yếu tố phong thủy được bố trí hài hòa có thể giúp doanh nghiệp gặp nhiều may mắn và phát triển thuận lợi hơn. 

Các yếu tố phong thủy có thể kể đến như vị trí văn phòng, hướng cửa chính, cửa sổ, cách bố trí bàn ghế, các vật dụng trang trí mang đến tài lộc. VD: Cây Kim Tiền thường được sử dụng phổ biến trong văn phòng vì mang đến nhiều măn mắn về tiền bạc đến với doanh nghiệp. 

10. Bố trí văn phòng cần thống nhất thiết kế với nhau

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một phong các khác nhau, trong khi việc thiết kế văn phòng sẽ mang tính đại diện nên phải nét đặc trưng và văn hóa phải được thể hiện tại đó. Bạn cần dựa vào nhiều yếu tố như đặc thù ngành nghề, lĩnh vực hoạt động và văn hóa doanh nghiệp để thống nhất lựa chọn bản thiết kế phù hợp cho doanh nghiệp. 

Nếu bạn đã có kiến thức về không gian văn phòng thì việc thiết kế và bố trí văn phòng sẽ chủ động hơn. Nếu không, hãy tìm một chuyên gia về thiết kế để có những sự tư vấn hợp lý đối với bạn. Hy vọng rằng thông tin mà MSpace cung cấp sẽ hữu ích với bạn đọc trong quá trình tạo ra môi trường làm việc lý tưởng. 

Các bài viết khác:

Thu thập và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

Không gian làm việc lý tưởng không thể thiếu cây xanh

Xử lý rủi ro tài chính doanh nghiệp khi gặp phải