Hiện nay, doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm các không gian văn phòng dịch vụ hay văn phòng ảo như là một sự thay thế hoàn hảo cho giải pháp văn phòng truyền thống. Lý do của sự chuyển hướng này là các lợi ích to lớn mà văn phòng có đủ nội thất mang lại như loại bỏ gánh nặng chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành và bảo trì tốn kém, thời hạn hợp đồng cố định và kéo dài trong nhiều năm.

1. văn phòng dịch vụ là gì

Văn phòng dịch vụ (còn được gọi là dịch vụ văn phòng ảo) là một loại dịch vụ cung cấp một loạt các tiện ích văn phòng và hỗ trợ cho doanh nghiệp hoặc cá nhân mà không cần thuê một không gian văn phòng thực sự. Điều này cho phép các doanh nghiệp hoạt động mà không cần có văn phòng vật lý và tiết kiệm được nhiều chi phí.

2. Văn phòng dịch vụ mang đến những lợi ích gì?

2.1. Tối ưu không gian sử dụng, tiết kiệm tối đa chi phí

Văn phòng dịch vụ được trang bị nội thất và hệ thống hạ tầng, điện, mạng sẵn sàng để làm việc ngay. Các không gian tiện ích đi kèm được chia sẻ giữa nhiều khách thuê như phòng họp, phòng nghỉ, phòng ăn, khu vực cà phê, trà, nước, in ấn và đội ngũ quản lý vận hành tận tâm phục vụ là những nguồn lực giúp doanh nghiệp tránh tối đa thời gian chết, đồng thời tiết kiệm hiệu quả chi phí. Vì vậy, doanh nghiệp được thảnh thơi dành trọn thời gian và tài chính cho các mục tiêu kinh doanh cốt lõi. 

2.2. Thời gian Hợp đồng linh hoạt theo nhu cầu

Doanh nghiệp dễ dàng ký hợp đồng thuê chỉ từ một tháng theo yêu cầu của công việc hoặc để trải nghiệm không gian thuê. Điều này cũng đồng nghĩa doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc thu hẹp không gian văn phòng theo từng giai đoạn phát triển và quy mô nguồn nhân sự. Ngoài ra, họ không còn bị gò bó bởi giá thuê cố định mà có thêm cơ hội thương thảo, đàm phán giá có lợi hơn tùy tình hình thị trường.

2.3. Việc điều hành doanh nghiệp thuận lợi nhờ tận dụng nguồn lực hỗ trợ.

Mô hình văn phòng này được vận hành trên nền tảng cơ sở vật chất tiêu chuẩn, dịch vụ đầy đủ bao gồm Lễ tân, trả lời điện thoại, nhận và gửi thư tín, an ninh, kỹ thuật, bảo trì, vệ sinh, phòng họp, khu vực ăn uống và nghỉ ngơi. Doanh nghiệp được hỗ trợ tối đa khi cần, có thể dùng dịch vụ bổ sung thêm nếu muốn. Mọi chi phí được thể hiện minh bạch, không có chi phí chìm. Việc vận hành công ty trở nên dễ dàng hơn nhờ những yếu tố này.

2.4. Mở rộng thị trường mới nhanh chóng.

Không gian làm việc riêng được trang bị nội thất đầy đủ thường nằm trong các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hay các trung tâm kinh doanh tọa lạc tại các thành phố lớn ở các vị trí đắc địa, thuận tiện di chuyển. Đây là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp có thể thiết lập một chi nhánh hay văn phòng tại thị trường mới để tăng cường cơ hội phủ sóng thương hiệu và giới thiệu sản phẩm của mình đến với các khách hàng tiềm năng.

3. Văn phòng dịch vụ có các mô hình cụ thể nào?

3.1. Văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói là mô hình cho thuê không gian làm việc riêng đã có sẵn nội thất và các tiện nghi phục vụ đầy đủ, dịch vụ hỗ trợ sẵn sàng được vận hành bởi đơn vị quản lý cho thuê văn phòng chuyên nghiệp. Hợp đồng thuê được ký kết linh hoạt, chi phí trọn gói và phải chăng nhờ tận dụng tối đa không gian chia sẻ. Doanh nghiệp không lo phát sinh chi phí ẩn và có thể vào làm việc ngay.

3.2. Văn phòng chia sẻ

Khác với văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ là mô hình cho thuê chỗ ngồi linh hoạt hoặc cố định trong không gian làm việc chung được thiết kế hiện đại và nhiều tiện ích hỗ trợ trong đó người dùng được tiếp cận với tất cả các tiện nghi và dịch vụ của một văn phòng chuyên nghiệp.  Mức chi phí thấp hơn nhiều so với văn phòng riêng và được tính theo chỗ ngồi tiêu chuẩn.

3.3. Văn phòng Ảo

Đây là dịch vụ cho thuê văn phòng ảo địa chỉ kinh doanh và thông tin liên lạc không cần bao gồm diện tích hiện hữu. Với mô hình này, các doanh nghiệp có thể làm việc vượt ra ngoài giới hạn khong gian và thời gian. Các dịch vụ được cung cấp thường bao gồm Lễ tân, trả lời điện thoại, chuyển nhận thư tín, các thủ tục pháp lý khác..

4. So sánh lợi ích cụ thể giữa các mô hình văn phòng dịch vụ

Các mô hình văn phòng chia sẻ và ưu nhược điểm

5. Một văn phòng dịch vụ tiêu chuẩn thường bao gồm các dịch vụ và tiện ích sau

Một lợi ích lớn của văn phòng dịch vụ là giúp doanh nghiệp tiếp cận không gian làm việc riêng được trang bị các trang thiết bị văn phòng đắt đỏ mà không cần đầu tư vốn. Điều này được hiện thực hóa từ việc chia sẻ không gian và tiện ích sử dụng chung cùng các dịch vụ hỗ trợ.

Ngoài ra, các dịch vụ nâng cao có trả thêm phí nếu bạn cần sử dụng bổ sung, chẳng hạn như dịch vụ kế toán- thuế; dịch vụ hỗ trợ BHXH và các dịch vụ khác.

Những tiện ích và dịch vụ cần có để vận hành doanh nghiệp

6. Những doanh nghiệp nào phù hợp sử dụng văn phòng dịch vụ?

Sử dụng văn phòng đầy đủ nội thất là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp đang tìm cách giảm thiểu chi phí trong khi nâng cao tính linh hoạt để phù hợp với các mục tiêu và giai đoạn phát triển. Giải pháp văn phòng trọn gói phù hợp với các công ty khởi nghiệp tinh gọn và những công ty có văn hóa kết nối mạnh mẽ. Văn phòng chia sẻ phù hợp hơn với những người làm việc tự do trong khi văn phòng ảo phù hợp với hầu hết công ty có nhu cầu tiếp cận các thị trường tiềm năng mới.

Những doanh nghiệp sau đó nên cân nhắc giải pháp văn phòng dịch vụ:

6.1. Doanh nghiệp mới thành lập

Không gian văn phòng được phục vụ đầy đủ tiện ích và dịch vụ với chi phí tối ưu hóa do tận dụng không gian chia sẻ và các cơ sở dịch vụ khác nhau cho phép họ dễ dàng tiếp cận, bắt tay làm việc ngay  mà không cần đầu tư nguồn vốn lớn ban đầu.

6.2. Doanh nghiệp mở rộng sang thị trường mới

Thị trường mới có thể là các trung tâm kinh tế mới trong nước hoặc trong khu vực và quốc gia khác. Họ cần các tùy chọn thuận tiện cho việc giao dịch kinh doanh với điều khoản linh hoạt về thời gian và địa điểm, chỉ với một khoản chi phí rất phải chăng để tập trung nguồn lực vào thiết lập thị phần mới.

6.3. Doanh nghiệp đã tăng trưởng

Những công ty lớn với thương hiệu ổn định và không gian làm việc đã không còn đáp ứng đủ cho quy mô nhân sự phát triển nhanh và họ cần tìm những không gian mới cho nhân viên hoặc các nhóm dự án.

6.4. Các nhóm dự án

Các đội nhóm đã có sẵn ý tưởng tốt, đối tác và hợp đồng đã ký. Họ cần tìm không gian làm việc được trang bị đầy đủ ở một địa điểm ổn định trong một thời gian cụ thể nhằm thực hiện hóa dự án cho đến khi hoàn thành. 

Trên đây Mspace đã chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết về văn phòng dịch vụ nhằm cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết và rõ ràng hơn về loại hình văn phòng này. Mong rằng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc tìm kiếm không gian làm việc phù hợp nhất. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc !

Các bài viết khác:

TỶ PHÚ PHẠM NHẬT VƯỢNG- NGƯỜI ĐƯA THƯƠNG HIỆU VIỆT LÊN TẦM THẾ GIỚI

Tác động của Điều hành Chính sách lên Thị trường BĐS năm 2023

Đàm phán hợp đồng thuê văn phòng hiệu quả