Theo Hiệp Hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, tính đến tháng 3 năm 2022, số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa chiến hơn 98% trong tổng số hơn 800.000 doanh nghiệp.

Văn phòng trọn gói là xu hướng phát triển mới nhằm đáp ứng nhu cầu về không gian làm việc chuyên nghiệp, độ linh hoạt cao và chia sẻ không gian chung nhằm tiết kiệm chi phí tối ưu cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Sau đây Mspace sẽ liệt kê đầy đủ thông tin mà bạn cần biết về văn phòng trọn gói.

1. Văn phòng trọn gói là gì?

Văn phòng trọn gói là dịch vụ văn phòng được cung cấp đầy đủ từ hạ tầng văn phòng (điện, mạng, điều hòa, trần, thảm...), nội thất văn phòng (bàn, ghế, tủ, kệ...), đến tiện ích văn phòng (nước uống, trà, cafe, tủ lạnh, lò vi sóng, in ấn, photocopy...) để doanh nghiệp thuê văn phòng có thể sẵn sàng làm việc mà không cần tốn chi phí đầu tư ban đầu.

Là một hệ thống cho thuê các văn phòng nhỏ theo các mức diện tích phù hợp với số lượng nhân sự theo tiêu chuẩn, văn phòng trọn gói nằm trong cùng một sàn văn phòng được tổ chức vận hành theo hướng chia sẻ lợi ích giữa các bên tham gia bao gồm: chủ đầu tư, nhà cung cấp dịch vụ và khách tìm thuê văn phòng.

Một văn phòng full nội thất sẽ phải bao gồm các khâu quản lý vận hành văn phòng như nhân sự lễ tân, trực điện thoại, nhận và gửi thư từ, tài liệu; nhân sự IT, kỹ thuật hỗ trợ xử lý các vấn đề về điện, mạng và các vấn đề kỹ thuật liên quan trong suốt thời gian thuê văn phòng của khách hàng, dịch vụ an ninh trực 24/7.  Với sự tiện lợi này, khách hàng thuê văn phòng đầy đủ tiện nghi sẽ không còn phải bận tâm về việc quản lý vận hành, xử lý các việc không tên, thay vào đó chỉ cần tập trung vào hoạt động kinh doanh và phát triển giá trị cốt lõi của công ty.

Tiêu chuẩn về chi phí của một loại hình văn phòng này là mọi chi phí dịch vụ như điện, phí quản lý, phí vệ sinh đều đã trọn gói trong giá thuê nên doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm làm việc mà không cần lo về các phí ẩn, phí sử dụng hay phụ phí khác. Việc này giúp cho khách hàng thuê có thể dự trù được chi phí một cách rõ ràng, đảm bảo doanh thu và lợi nhuận không bị ảnh hưởng bởi các khoản phát sinh.

Văn phòng trọn gói Mspace hiện đại, chuyên nghiệp

2. Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói là sản phẩm phục vụ cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp thời đại mới. So với văn phòng truyền thống thì mô hình trọn gói sẽ có những ưu điểm rất lớn để doanh nghiệp có thể cân nhắc để sử dụng loại dịch vụ này:

Ưu điểm của văn phòng trọn gói:

- Tiết kiệm chi phí: chỉ với một mức chi phí nhất định theo diện tích văn phòng nhưng những gì doanh nghiệp có được là tất cả những diện tích ngoài văn phòng, diện tích sử dụng chung, các tiện ích công sở mà nếu doanh nghiệp tự xây dựng và quản lý sẽ tốn rất nhiều chi phí.

- Môi trường làm việc lý tưởng: Với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nhân sự thì việc quản lý vận hành văn phòng sẽ không được chú trọng, dẫn đến không đáp ứng được một môi trường làm việc với những nhu cầu cơ bản và thiết yếu cho nhân viên. Văn phòng trọn gói cung cấp dịch vụ quản lý vận hành chi phí bằng 0, đã bao gồm trong chi phí thuê văn phòng nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm mang đến cho nhân viên của mình một môi trường làm việc lý tưởng nhất.

- Bảo mật thông tin: Văn phòng trọn gói với nhiều diện tích nhỏ được phân chia một cách riêng tư, phù hợp với từng nhu cầu về diện tích khác nhau nhưng đảm bảo chung về bảo mật thông tin và một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung vào công việc. Không bị xao nhãng bởi những vấn đề nhỏ nhặt vì mọi việc đã có đội ngũ nhân sự hỗ trợ.

Nhược điểm của văn phòng trọn gói:

- Văn phòng trọn gói thường có diện tích nhỏ nên có thể sẽ không mang lại những ưu điểm ở trên nếu áp dụng với quy mô doanh nghiệp lớn.

Phòng Họp Tiêu Chuẩn Mspace

3. Ai nên thuê văn phòng trọn gói?

Văn phòng trọn gói là những văn phòng được chia nhỏ, diện tích từ 10m2 đến 40m2, phù hợp với quy mô nhân sự từ 1 đến 20 người, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư, chi phí nhân sự và các chi phí vận hành khác.

Vì vậy loại hình doanh nghiệp phù hợp với kiểu văn phòng này là các doanh nghiệp, tổ chức quy mô nhỏ, cần tiết kiệm chi phí, tối ưu tiện ích và dịch vụ vì các doanh nghiệp này thường chỉ có số lượng nhân sự nhỏ, cần tập trung vào công việc chuyên môn và hoạt động kinh doanh. Việc thuê một văn phòng đã có đủ nội thất và tiện nghi để làm việc là một lựa chọn sáng suốt dành cho những loại hình và quy mô doanh nghiệp này. Vậy thì văn phòng trọn gói sẽ phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?

- Startup: Doanh nghiệp mới thành lập, có thể mới chỉ có một thành viên duy nhất. Startup hoàn toàn có thể lựa chọn loại hình Coworking để có một chỗ ngồi làm việc, cũng tiết kiệm hơn so với việc thuê văn phòng mà chỉ ngồi 1 người. Tuy nhiên, đừng bao giờ khởi nghiệp một mình, hãy có những người cộng sự để công việc của bạn sớm đạt được hiệu quả hơn. Ngoài ra chi phí thuê một văn phòng trọn gói cho từ 1-4 người không cao hơn nhiều so với chi phí thuê một chỗ ngồi Coworking. Vì vậy lựa chọn Văn phòng trọn gói để tiết kiệm chi phí cho Startup giai đoạn sơ khai để vừa tiết kiệm chi phí lại có thể linh hoạt số lượng nhân sự làm việc.

- Văn phòng đại diện: các đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam đừng nên bỏ qua loại hình văn phòng trọn gói. Bởi vì đại diện tuy không có nhiều nhân sự, nhưng việc tiếp khách hàng, đối tác, xử lý các vấn đề sự vụ, tài liệu sẽ trở nên khó khăn nếu chỉ có một mình. Hãy để đội ngũ nhân sự vận hành hỗ trợ bạn bằng việc thuê một văn phòng trọn gói. Với mức chi phí cố định và minh bạch, cũng như việc thanh toán theo định kỳ, không phát sinh sẽ giúp công ty mẹ tiện lợi hơn với các thủ tục thanh toán từ nước ngoài.

- Doanh nghiệp nhỏ: Tương tự như Startup, nếu đã trải qua giai đoạn đầu tiên khó khăn và bắt đầu cần tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, thì các doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân sự dưới 20-30 người nên lựa chọn văn phòng có sẵn nội thất và dịch vụ hỗ trợ để có thể tiết kiệm chi phí đầu tư tài sản, chi phí vận hành một cách tối đa.

Ngoại lệ tại MSpace vẫn có những doanh nghiệp là chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam, với số lượng nhân sự không nhỏ nhưng vẫn lựa chọn dịch vụ văn phòng trọn gói. Lý do vì họ muốn mang đến cho nhân viên của mình một môi trường làm việc đầy đủ và lý tưởng nhất. Với những trường hợp này, MSpace có thể sẵn sàng cung cấp dịch vụ vì MSpace có đủ diện tích lớn cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng.

 Khu vực Pantry Mspace

4. Những lưu ý khi thuê văn phòng trọn gói

Hãy đảm bảo rằng văn phòng mà doanh nghiệp sẽ thuê đáp ứng được những yêu cầu sau đây:

- Giá thuê: Giá thuê bao gồm những gì, có phát sinh không, có phí ẩn hay không; làm rõ những chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả ngoài văn phòng (nếu có)

- Chất lượng hạ tầng: tình trạng trần, tường, sàn của văn phòng có hỏng hóc gì hay không; cách âm có tốt hay không; hành lang có đáp ứng giao thông trong văn phòng hay không; thang máy có vận hành tốt hay không; hầm để xe có đủ chỗ hay không…

- Chất lượng nội thất: văn phong có được bố trí bàn, ghế, tủ có đầy đủ không, mới hay cũ, có hỏng hóc gì hay không; có được thay thế mới trong quá trình sử dụng hay không; có điều kiện bồi thường hay trách nhiệm như thế nào nếu có hỏng hóc trong quá trình sử dụng….

- Diện tích chung: Đây là loại hình dịch vụ nằm trong hệ sinh thái văn phòng chia sẻ, do vậy nếu là một văn phòng trọn gói tiêu chuẩn phải đảm bảo những diện tích chung được sử dụng ngoài văn phòng là gì: lễ tân, khu vực tiếp khách, phòng họp, nhà ăn….

- Tiện ích: Văn phòng phải đảm bảo được các tiện ích thiết yếu cho khách thuê văn phòng như máy in, máy photocopy; bình nước nóng, lạnh, cốc và đồ uống có thể cung cấp; thiết bị hội họp, văn phòng phẩm….

- Dịch vụ: Văn phòng full nội thất, văn phòng tiện lợi hay còn gọi là Services Office nên dịch vụ phải đảm bảo được đi kèm trong giá thuê như phí dịch vụ tòa nhà; tiền điện; tiền internet; chi phí nhân sự vận hành, sửa chữa như IT, Kỹ thuật; dịch vụ vệ sinh, khử khuẩn….

Văn phòng trang bị đầy đủ nội thất Mspace

5. Tại sao nên thuê văn phòng trọn gói tại Mspace?

MSpace là nhà cung cấp văn phòng cho thuê tại Hà Nội, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng với những lý do sau:

- Độ tin cậy: MSpace có hợp đồng mua sàn tại các địa điểm cho thuê văn phòng, cung cấp địa chỉ đăng ký văn phòng ảo MSpace thuộc diện tích sở hữu lâu dài, ổn định vị trí đăng ký kinh doanh cho khách hàng. Tòa nhà VP Viwaseen có đầy đủ giấy tờ pháp lý để hỗ trợ cho tất cả các loại hình doanh nghiệp có thể đăng ký kinh doanh, từ biên bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy cho đến giấy phép xây dựng, cam kết bảo vệ môi trường….

- Độ ổn định: MSpace là đơn vị cung cấp và quản lý Văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, đang ngày một phát triển và mở rộng thị trường với tình hình tài chính lành mạnh. Là Sản phẩm chủ lực của Tập đoàn ĐT & TM Mundus Stones hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực có chuyên môn và kinh nghiệm.

- Chi phí hợp lý: MSpace cho thuê văn phòng giá rẻ, chỉ từ 6 triệu đồng/ tháng/ văn phòng cho từ 1 – 4 người. MSpace không cho thuê theo chỗ ngồi, tuy nhiên nếu tính theo chi phí cá nhân thì chỉ từ 1.5 triệu đồng/ tháng/ người. Chi phí đã bao gồm tất cả mọi thứ doanh nghiệp cần để hoạt động văn phòng.

- Vận hành chuyên nghiệp: MSpace có đội ngũ nhân sự vận hành chuyên nghiệp, cùng đầy đủ các loại hình văn phòng cho thuê và dịch vụ đi kèm như phòng họp, Shared office, Full services với diện tích từ 10m2 – 200m2; nhân sự tại MSpace đều có chuyên môn vững chắc, sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm.

- Địa điểm đẹp: Địa chỉ đăng ký kinh doanh văn phòng trọn gói được đặt tại các tòa nhà VP hạng A-B, đảm bảo cung cấp cơ sở vật chất Văn phòng và dịch vụ Văn phòng chất lượng tốt, hiện đại, chuyên nghiệp, sạch đẹp, quản lý trực tiếp, hỗ trợ khách hàng 24/7.

- Tính linh hoạt: Khách hàng thuê Văn phòng trọn gói có thể chuyển đổi mô hình văn phòng chia sẻ với diện tích lớn hơn, tự chủ về chi phí khi doanh nghiệp phát triển và cần thay đổi mô hình hoạt động mà không cần thay đổi đăng ký kinh doanh hay các thủ tục phức tạp khác.

Văn phòng trọn gói là một loại hình dịch vụ văn phòng hiện đại, phù hợp với daonh nghiệp nhỏ, startup, văn phòng đại diện vì tính tiện lợi, mang đến một môi trường làm việc lý tưởng nhất với mức chi phí thấp nhất. Tại MSpace, khách hàng thuê văn phòng trọn gói luôn được hưởng những quyền lợi ưu việt nhất, cũng như những quyền lợi dành riêng cho thành viên tại đây.

Xem thêm:

Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói tại MSpace

Có nên thuê văn phòng trọn gói để thành lập văn phòng đại diện?

Văn phòng trọn gói phù hợp với doanh nghiệp nào?

5 Hiểu lầm cơ bản về văn phòng trọn gói 

 

--------------

Doanh nghiệp cần tư vấn về dịch vụ văn phòng trọn gói, vui lòng liên hệ với MSpace theo các phương thức sau:

- Hotline: 0888.04.8855

- Fanpage: https://www.facebook.com/chothuevanphongcaocap/

Các bài viết khác:

Top 10 thương hiệu cho thuê văn phòng uy tín tại hà nội

Cách để làm việc tại nhà hiệu quả vượt trội

Flywheel - Bánh đà - Bí mật đột phá tăng trưởng của các startup lớn mạnh