Chi phí thuê văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ càng trước khi đưa ra quyết định thuê. Bài viết sau Mspace sẽ chia sẻ cụ thể để bạn hiểu rõ các loại chi phí thuê văn phòng thường phát sinh trong thực tế:

1. 13 loại chi phí thuê văn phòng bạn cần hiểu rõ

1.1. Tiền thuê văn phòng cơ bản

Đây là chi phí hàng tháng cố định bạn phải trả cho chủ sở hữu văn phòng. Chi phí này thường được tính theo đơn vị diện tích, thanh toán theo quý hoặc tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng đã thống nhất giữa 2 bên.

Có thể bạn quan tâm

Văn phòng dịch vụ là gì? Tại sao lựa chọn văn phòng dịch vụ?

Tiền thuê văn phòng cơ bản tính theo đơn vị diện tích sử dụng 

1.2. Phí quản lý dịch vụ thông thường

Chi phí cố định khác là phí quản lý dịch vụ. Khoản phí này nhằm tài trợ cho dịch vụ quản lý tòa nhà, an ninh 24/7, vệ sinh, chiếu sáng và điều hòa khu vực chung, vận hành thang máy, diệt côn trùng định kỳ, và các dịch vụ, tiện ích tòa nhà sử dụng chung khác.

1.3. Phí quản lý dịch vụ trong thời gian thi công nội thất

Sau khi ký kết hợp đồng thuê, doanh nghiệp sẽ cần thiết kế và thi công nội thất. Trong thời gian này, thông thường sẽ miễn phí thuê văn phòng và bên thuê chỉ cần thanh toán phí dịch vụ, thông thường dao động ở mức 1-8$/m2/tháng tùy thuộc vào xếp hạng tòa nhà và chính sách của từng chủ mặt bằng.

1.4. Thuế VAT thuế suất 10% theo quy định

Thuế VAT có thể áp dụng cho giá thuê văn phòng ở một số quốc gia. Quy định thuế VAT và thuế suất cụ thể có thể thay đổi theo từng quốc gia hoặc khu vực. Ở đây, bạn đề cập đến việc áp dụng thuế suất 10%. Điều này có nghĩa là 10% của giá thuê cơ bản sẽ được tính thêm vào hóa đơn của bạn và phải trả cho cơ quan thuế.

1.5. Tiền đặt cọc

Khoản đặt cọc được thu để đảm bảo trách nhiệm thực hiện đầy đủ các điều khoản hợp đồng giữa bên thuê và cho thuê, thông thường là từ 1-3 tháng thuê. Tiền đặt cọc sẽ được hoàn lại đầy đủ sau khi giao kết hợp đồng kết thúc và hai bên thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của mình.

Tiền đặt cọc văn phòng thông thường từ 1-3 tháng thuê 

1.6. Tiền điện điều hòa

Tùy theo mô hình văn phòng cho thuê và từng tòa nhà để xác định tiền điện điều hòa đã bao gồm trong giá thuê hay chưa. Chi phí này thường được đo đạc theo đồng hồ riêng, áp dụng giá điện do Công ty điện lực cung cấp.

1.7. Tiền điện chiếu sáng và thiết bị tiêu thụ văn phòng

Hàng tháng, công ty điện lực sẽ gửi hóa đơn chi tiết theo lượng điện năng tiêu thụ thực tế và bên cho thuê có thể thu hộ quý khách hàng và làm đầu mối thanh toán để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Tiền điện chiếu sáng và thiết bị tiêu thụ văn phòng 

1.8. Phí gửi xe ô tô, xe máy

Hầu hết các tòa nhà văn phòng cho thuê đều phát sinh chi phí gửi xe ô tô và xe máy do nhu cầu gửi ô tô và xe máy là rất lớn trong khi không gian tại các vị trí trung tâm không quá rộng. Hãy đảm bảo bạn nắm rõ chi phí này khi đàm phán thuê văn phòng.

1.9. Phí làm thêm ngoài giờ

Nếu có nhu cầu làm ngoài giờ hành chính, bạn cần xác định rõ các chi phí phát sinh có thể phải thanh toán cho chủ tòa nhà như tiền điện chiếu sáng và tiêu thụ văn phòng và khu vực chung, tiền điện điều hòa, tiền nước, tiền lương của nhân viên vận hành ngoài giờ.

Các đơn vị cho thuê sẽ dựa vào số giờ làm thêm ngoài giờ, hoặc diện tích thuê hay chi phí vận hành các tổ máy điều hòa để tính toán chi phí làm thêm này.

Tại Mspace, bạn có thể thoải mái, yên tâm làm việc ngoài giờ và chỉ phải trả duy nhất chi phí tiền điện điều hòa với mức phí thấp. 

Có thể bạn quan tâm

Đàm phán hợp đồng thuê văn phòng hiệu quả

1.10. Chi phí hoàn trả mặt bằng

Doanh nghiệp cần lưu ý loại chi phí phát sinh để hoàn trả mặt bằng nguyên trạng như trước khi thuê bao gồm chi phí phá dỡ, dọn dẹp và thu hồi các vách ngăn, nội thất văn phòng đã mua sắm và lắp đặt trước đó, trừ khi trong hợp đồng có điều khoản khác. Đây là một lưu ý mà doanh nghiệp cần thảo luận trước khi ký hợp đồng.

1.11. Chi phí phát sinh do chênh lệch tỷ giá

Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp tại T.p Hà Nội và HCM thường chào giá bằng đồng USD và được quy đổi sang VNĐ để ký hợp đồng. Chính vì vậy, giá thuê tính theo VNĐ tại mỗi thời điểm thanh toán có sự chênh lệch nhất định, tăng giảm tùy theo điều hành chính sách vĩ mô và thực trạng nền kinh tế, nhưng trung bình năm tỷ giá có thể tăng lên 4% năm.

Cần xác nhận nếu tòa nhà có chính sách điều chỉnh giá thuê tại mỗi kỳ thành toán theo tỷ giá thực tế hay giá thuê được cố định bằng đồng VNĐ trong suốt thời gian thuê.

1.12. Kỳ điều chỉnh tăng giá

Thông thường hợp đồng thuê sẽ bao gồm điều khoản tăng giá văn phòng mỗi 1-2 năm/lần tùy theo biến động giá cả trên thị trường. Mức tăng tối đa không vượt quá 5-10% tùy xếp hạng tòa nhà và chính sách điều chỉnh.

Tuy nhiên, các chủ mặt bằng cũng rất linh hoạt trong việc cân nhắc tăng giá tùy vào tình trạng thực tế của từng khách hàng để đảm bảo sự ổn định và thuận lợi cho cả hai bên, do vậy điều này hoàn toàn có thể đàm phán được.

1.13. Chi phí sử dụng dịch vụ tăng thêm

Bên cạnh các chi phí phổ biến kể trên, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí khi sử dụng các dịch vụ nâng cao như lượng in ấn, photo vượt quá tiêu chuẩn trong tháng, dịch vụ vệ sinh cao cấp,.. hoặc các chi phí phát sinh bất ngờ như sửa chữa khẩn cấp hay nhu cầu đổi sử dụng văn phòng. Hãy đảm bảo bạn đã dự phòng thêm một khoản nhỏ ngân sách cho những nhu cầu phát sinh không thường xuyên này.

2. Một số lưu ý về chi phí thuê văn phòng

Chi phí thuê văn phòng là một yếu tố quan trọng khi quyết định lựa chọn văn phòng cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số lưu ý về chi phí thuê văn phòng:

Giá thuê cơ bản

Giá thuê cơ bản là số tiền bạn phải trả hàng tháng cho văn phòng. Điều này có thể bao gồm cả diện tích làm việc và các tiện ích cơ bản như điện, nước, và Internet. Hãy đảm bảo bạn hiểu rõ giá thuê này và xác định xem nó có phù hợp với ngân sách của bạn không.

2.2. Tiền đặt cọc

Nhiều chỗ cho thuê văn phòng yêu cầu bạn trả tiền đặt cọc trước khi bạn có thể ký hợp đồng thuê. Số tiền này thường tương đương một hoặc hai tháng giá thuê. Đảm bảo rằng bạn có khả năng chi trả tiền đặt cọc này.

2.3. Chi phí bổ sung

Hãy kiểm tra xem có bất kỳ chi phí bổ sung nào ngoài giá thuê cơ bản, ví dụ như phí quản lý, phí dịch vụ, phí bảo trì, hoặc các khoản phí khác. Điều này có thể ẩn chứa trong hợp đồng thuê.

2.4. Chi phí điều chỉnh

Chi phí thuê văn phòng có thể thay đổi theo thời gian. Xem xét khả năng tăng giá thuê trong tương lai và xem xét cách bạn sẽ ứng phó với những điều này trong ngân sách của bạn.

2.5. Chi phí tiện ích

Nếu văn phòng không bao gồm các tiện ích như điện, nước, và Internet, bạn cần tính toán chi phí này vào ngân sách của bạn.

2.6. Thanh toán định kỳ

Xác định thời gian thanh toán và cách thanh toán (hàng tháng, hàng quý, hàng năm). Điều này có thể ảnh hưởng đến luồng tiền của bạn.

2.7. Hợp đồng thuê

Đọc kỹ và hiểu rõ điều khoản trong hợp đồng thuê, bao gồm cả quyền và nghĩa vụ của bạn và chỗ cho thuê. Đảm bảo bạn nắm rõ về các khoản phạt hoặc điều khoản hủy bỏ hợp đồng.

2.8. Khả năng thương thảo

Trong một số trường hợp, bạn có thể thương thảo giá thuê hoặc các điều khoản trong hợp đồng thuê với chỗ cho thuê. Đừng ngần ngại thảo luận để đảm bảo bạn có được thỏa thuận tốt nhất.

2.9. Hiện tại và tương lai

Hãy xem xét cả hiện tại và tương lai của doanh nghiệp để đảm bảo bạn có thể quản lý được chi phí thuê văn phòng trong dài hạn.

2.10 Lựa chọn khác

Nếu chi phí thuê văn phòng quá cao, bạn có thể xem xét các lựa chọn khác như làm việc từ xa, thuê văn phòng ảo, hoặc sử dụng dịch vụ co-working space.

Mỗi doanh nghiệp có các yêu cầu riêng về thuê văn phòng và các loại chi phí có thể thay đổi tùy thuộc vào vị trí, quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Hiểu rõ các loại chi phí phải trả giúp bạn lập một ngân sách hợp lý để đảm bảo rằng bạn có thể quản lý các chi phí thuê văn phòng này một cách hiệu quả và đưa ra quyết định lựa chọn thuê tối ưu nhất.

Các bài viết khác:

Cho thuê văn phòng nhỏ: Những ưu nhược điểm cần biết.

Văn hoá doanh nghiệp là gì? Chuyên gia khuyến nghị 9 cách cải thiện.

Văn phòng dịch vụ là gì? Tại sao lựa chọn văn phòng dịch vụ?