Quy trình thuê văn phòng hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc thành lập và vận hành một doanh nghiệp thành công. Trong bài viết này, Mspaceoffice sẽ tìm hiểu về quy trình thuê văn phòng hiệu quả với 6 bước để giúp bạn tìm được nơi làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp của mình.

1. Tìm hiểu và xác định nhu cầu

Đầu tiên, trước khi bắt đầu quá trình thuê văn phòng, bạn cần tìm hiểu và xác định rõ nhu cầu của mình. Hãy đặt cho mình những câu hỏi sau:

• "Văn phòng của tôi cần có diện tích bao nhiêu?"
• "Tôi cần văn phòng ở khu vực nào?"
• "Tôi muốn có những tiện ích gì trong tòa nhà văn phòng?"
• "Ngân sách của tôi cho thuê văn phòng là bao nhiêu?"

Sau khi bạn đã trả lời được những câu hỏi này, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về yêu cầu của mình và dễ dàng tiến tới bước tiếp theo.

2. Tìm kiếm và so sánh

Sau khi đã xác định chính xác những yếu tố quan trọng bạn cần ở văn phòng mới, giờ là lúc tiến hành tìm kiếm và so sánh các văn phòng có sẵn trên thị trường. Có nhiều công ty và dịch vụ cho thuê văn phòng khác nhau tại các phân khúc và chính sách thuê riêng biệt, vì vậy việc tìm hiểu và so sánh giữa các bên cho thuê là rất quan trọng để tìm được bên đồng hành phù hợp nhất về lâu dài. Dưới đây là một số điểm để bạn cân nhắc nhé:

• Đặc điểm thương hiệu: Thương hiệu có uy tín và chuyên nghiệp, có bề dày kinh nghiệm, cam kết hài hòa giữa lợi ích của mình và khách hàng, tận tâm hỗ trợ khách hàng 24/7?
• Phân khúc: Hiện nay có 3 phân khúc văn phòng hạng A, B, C được biệt dựa theo các tiêu chí như không gian thiết kế rộng rãi, tiện nghi hiện đại, trang thiết bị công nghệ cao, vị trí trung tâm
• Địa điểm: Văn phòng nằm ở địa điểm thuận tiện có thể giúp nhân viên và khách hàng dễ dàng tiếp cận.
• Diện tích: phù hợp với sức chứa theo nhu cầu trong khi giúp tối ưu ngân sách
• Tiện ích: Xem xét các tiện ích có sẵn trong tòa nhà văn phòng, chẳng hạn như bãi đậu xe, nhà hàng, quầy lễ tân, và hệ thống an ninh.
• Giá thuê: So sánh giá thuê văn phòng của các công ty khác nhau để tìm mức giá phù hợp với ngân sách của bạn.

Quy trình thuê hiệu quả giúp đưa ra quyết định thuê tối ưu và nhanh chóng

3. Kiểm tra và đánh giá

Bây giờ thì bạn đã có trong tay danh sách các văn phòng tiềm năng, bạn cần thực hiện việc kiểm tra và đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Bạn nhớ lưu ý các tiêu chí sau đây nhé:

• Kiểm tra trạng thái pháp lý: Đảm bảo rằng văn phòng đáp ứng các yêu cầu pháp lý và có giấy phép kinh doanh hợp lệ.
• Kiểm tra tình trạng kỹ thuật: Xem xét trạng thái và chất lượng của cơ sở vật chất, hệ thống điện thắp sáng, điện điều hòa, mạng, nước, và hệ thống thông tin trong văn phòng.
• Đánh giá môi trường xung quanh: Xem xét các yếu tố như tiếng ồn, mức độ an ninh, giao thông công cộng và các tiện ích bên ngoài có thuận tiện cho giao dịch không.

Có thể bạn quan tâm:

Văn phòng dịch vụ là gì? Tại sao lựa chọn văn phòng dịch vụ

Cho thuê phòng họp tại Hà nội

4. Thương thảo hợp đồng

Sau khi đã lựa chọn được văn phòng phù hợp, bạn sẽ tiến hành thương thảo hợp đồng thuê văn phòng. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo các điều khoản và điều kiện thuê văn phòng được xác định rõ ràng và công bằng cho cả hai bên. Trong quá trình thương thảo, bạn có thể cân nhắc các yếu tố sau:

• Thời hạn thuê: Xác định thời gian thuê văn phòng phù hợp với kế hoạch và chiến lược của bạn. Lưu ý thời gian thuê văn phòng nếu đủ dài từ 2-3 năm thì đây chính là một yếu tố tuyệt vời giúp bạn đàm phán giảm giá thuê với bên cho thuê và về chính sách tăng giá hàng năm nhé. Lưu ý chi phí chênh lệch tỷ giá nếu chủ mặt bằng chào thuê bằng tiền đô la.
• Giá cả và điều khoản thanh toán: Thương lượng và chốt giá thuê cùng với các điều khoản thanh toán rõ ràng, minh bạch và đảm bảo bạn đã nắm rõ tất cả chi phí có thể phát sinh và chi phí đã được bao trọn trong giá thuê.
• Điều kiện sử dụng: Xác định rõ các quy định và hạn chế về việc sử dụng văn phòng, bao gồm việc thay đổi cấu trúc hay nội thất trong văn phòng để có được sự thống nhất giữa 2 Bên.

5. Chuẩn bị và chuyển đến văn phòng mới

Sau khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng, bạn cần tiến hành chuẩn bị và chuyển đến văn phòng mới một cách có tổ chức. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện:

• Thiết lập hạ tầng công nghệ: Đảm bảo rằng hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị khác đã được cài đặt và hoạt động tốt.
• Vận chuyển và lắp đặt nội thất: Chuyển đến văn phòng mới và lắp đặt nội thất theo kế hoạch đã xác định trước.
• Thông báo cho nhân viên và khách hàng: Thông báo cho nhân viên và khách hàng về việc di chuyển và thông tin liên quan.

Có thể bạn quan tâm: 

Chuyển văn phòng? Hướng dẫn lên kế hoạch chi tiết

Thương Thảo Hợp Đồng Thuê Văn Phòng 

6. Quản lý và bảo trì văn phòng

Sau khi đã chuyển đến văn phòng mới, quản lý và bảo trì văn phòng là yếu tố quan trọng để duy trì một môi trường làm việc hiệu quả. Dưới đây là một số hoạt động bạn có thể thực hiện:

• Quản lý hợp đồng thuê: Theo dõi và tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng.
• Bảo trì cơ sở vật chất: Đảm bảo rằng cơ sở vật chất, hệ thống điện, nước và thông tin được bảo trì định kỳ để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.
• Tương tác với chủ sở hữu: Giữ liên lạc thường xuyên với chủ sở hữu hoặc người quản lý tòa nhà để giải quyết các vấn đề phát sinh và yêu cầu hỗ trợ.

7. Những câu hỏi liên quan đến quy trình thuê văn phòng

7.1. Tại sao quy trình thuê văn phòng hiệu quả quan trọng?

Quy trình thuê văn phòng hiệu quả giúp bạn tìm được nơi làm việc lý tưởng, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, và đảm bảo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên.

7.2. Làm sao để xác định nhu cầu khi thuê văn phòng?

Đặt câu hỏi cho bản thân và nhân viên về diện tích, vị trí, tiện ích, và ngân sách để xác định nhu cầu càng cụ thể và chi tiết càng tốt.

7.3. Tại sao việc kiểm tra và đánh giá văn phòng quan trọng?

Việc kiểm tra và đánh giá văn phòng giúp đảm bảo rằng nó đáp ứng các yêu cầu pháp lý, kỹ thuật, và môi trường xung quanh.

7.4. Cần lưu ý điều gì trong quá trình thương thảo hợp đồng?

Hãy cân nhắc thời hạn thuê, giá cả, điều kiện sử dụng và các điều khoản thanh toán trong quá trình thương thảo hợp đồng.

7.5. Những gì cần chuẩn bị khi chuyển đến văn phòng mới?

Thuê bên thứ 3 hoàn thiện thiết kế, thi công, chuẩn bị hạ tầng công nghệ, vận chuyển và lắp đặt nội thất, và sẵn sàng di chuyển đến văn phòng mới để bắt đầu một hành trình mới đầy quyết tâm cho những thành công mới.

Với sự hỗ trợ từ Mspace, quá trình tìm kiếm và lựa chọn được văn phòng ưng ý và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của Doanh nghiệp sẽ dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Mspace cam kết hỗ trợ tận tâm để quý khách hàng trải nghiệm quá trình thuê văn phòng giá rẻ vui vẻ và hiệu quả, đồng thời tiết kiệm được thời gian và chi phí nhờ quy trình thuê chuyên nghiệp của mình. Quý khách hãy liên hệ ngay hôm nay để nhận được tư vấn và ưu đãi tốt nhất nhé!

Có thể bạn quan tâm:

Cho thuê văn phòng trọn gói

Cho thuê văn phòng chia sẻ

Cho thuê văn phòng nhỏ: Những ưu, nhược điểm cẩn biết

Các bài viết khác:

4 Tiêu Chí Đánh Giá Văn Phòng Cho Thuê

5 Lỗi Phổ Biến Cần Tránh Khi Thuê Văn Phòng

Công Việc Cần Làm Khi Thuê Văn Phòng Mới trong Năm 2023