Nếu bạn đang muốn tìm thuê một văn phòng mới trong năm 2023 nhưng vẫn chưa hình dung được các công việc cần thực hiện, đừng lo lắng! Mspace sẽ cung cấp cho bạn một đầu mục chi tiết các công việc cần làm khi thuê văn phòng mới để đảm bảo quá trình thuê diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Hãy tìm hiểu thông tin chi tiết dưới đây để có được sự chuẩn bị tốt nhất bạn nhé.

1. Chuẩn bị Dự án Thuê Văn phòng

Hãy dành thời gian để xác định nhu cầu, mục đích, khả năng tài chính và cơ hội thị trường tiềm năng để càng cụ thể hóa dự án thuê văn phòng thì càng tốt.

1.1 Xác định các tiêu chuẩn văn phòng cần đáp ứng.

Điều này đòi hỏi bạn đánh giá, phân tích nhu cầu của doanh nghiệp thật chi tiết, sau đó cần xác định rõ các tiêu chí mà một văn phòng mới cần phải đáp ứng. Hãy xem xét diện tích, vị trí, giá thuê, và các tiện ích khác mà bạn muốn có trong một văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào việc tìm kiếm các lựa chọn phù hợp và tối ưu hóa quy trình thuê.

Đánh giá nhu cầu của Doanh nghiệp để xác định các tiêu chuẩn văn phòng mong muốn

1.2. Lên kế hoạch ngân sách

Yếu tố chi phí đóng vai trò quan trọng trong quyết định thuê. Hãy lên kế hoạch ngân sách cẩn thận cho dự án thuê văn phòng và nhớ đừng quên dự trù các khoản chi có thể phát sinh thêm. Để có được thông tin chi tiết, đề nghị bên cho thuê tư vấn càng cụ thể càng tốt. Xác định ngân sách tối đa để thuê văn phòng và tính toán các chi phí khác như tiền cọc, phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác. Việc lên kế hoạch ngân sách trước sẽ giúp bạn định hình được phạm vi tìm kiếm và tránh rơi vào tình huống tài chính căng thẳng.

Có thể bạn quan tâm:

13 loại chi phí thuê văn phòng bạn cần hiểu rõ

1.3. Nghiên cứu thị trường và vị trí

Trước khi thuê văn phòng mới, hãy nghiên cứu kỹ thị trường và vị trí thuận lợi nhất cho công việc kinh doanh, đồng thời linh hoạt cho nhân viên và đối tác di chuyển, có thể là nơi có nhiều phương tiện giao thông công cộng, dễ dàng đi lại. Tìm hiểu về giá thuê trung bình, mức độ cạnh tranh, tiện ích nội ngoại khu, hạ tầng cơ sở và giao thông công cộng. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về thị trường và lựa chọn văn phòng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

2. Quá Trình Thuê Văn Phòng

Sau khi chuẩn bị dự án thuê văn phòng, bạn sẽ bắt đầu quá trình thuê và chọn văn phòng mới. Dưới đây là một số công việc cần làm trong quá trình này:

2.1. Liên hệ với Bên cho Thuê.

Thông tin về các văn phòng cho thuê có thể dễ dàng tìm kiếm chỉ qua vài lượt nhấp chuột. Đó có thể là các Bên đại lý cho thuê văn phòng, các chủ sở hữu văn phòng cho thuê hay các website bất động sản. Liên lạc trực tiếp để được tư vấn về các tiêu chí bạn đang quan tâm cũng như giá cả, dịch vụ và tiện nghi cung cấp, các yêu cầu khác về cung cấp dịch vụ làm thêm ngoài giờ, cung cấp văn phòng ảo và các nhu cầu khác.. Ghi chép tổng hợp để có được so sánh và cân nhắc về lựa chọn phù hợp nhất với các yêu cầu đang cần tìm kiếm.

2.2. Tham quan và kiểm tra văn phòng

Sau khi nhận được danh sách các văn phòng tiềm năng từ các đại lý bất động sản, hãy lên lịch tham quan và kiểm tra từng văn phòng. Điều này giúp bạn có cái nhìn trực tiếp về không gian, cơ sở vật chất, và điều kiện làm việc trong văn phòng. Hãy chú ý đến việc kiểm tra hệ thống điện, hệ thống thông gió, hệ thống an ninh, và các tiện ích khác có sẵn trong văn phòng. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể yêu cầu sửa chữa hoặc cải thiện trước khi ký hợp đồng thuê.

Lên lịch tham quan và kiểm tra văn phòng để có cái nhìn trực quan

2.3. Xem xét hợp đồng thuê văn phòng

Khi bạn đã tìm được văn phòng phù hợp, hãy xem xét kỹ hợp đồng thuê văn phòng. Đọc và hiểu các điều khoản và điều kiện được nêu trong hợp đồng. Đảm bảo rằng hợp đồng bao gồm các mục tiêu, thời hạn, giá thuê, các quy định về việc gia hạn hợp đồng và các điều khoản phạt. Nếu cần, hãy hỏi ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia pháp lý để đảm bảo rằng bạn hiểu rõ và đáp ứng đúng các yêu cầu trong hợp đồng.

2.4. Chuẩn bị di chuyển và thiết lập văn phòng

Trước khi chuyển vào văn phòng mới, hãy chuẩn bị công việc di chuyển và thiết lập. Điều này bao gồm việc đóng gói và di chuyển đồ đạc, tài liệu và trang thiết bị từ văn phòng cũ sang văn phòng mới. Bạn cũng cần xem xét việc thiết lập lại cấu trúc mạng máy tính, hệ thống điện thoại và các dịch vụ khác trong văn phòng mới. Hãy đảm bảo rằng mọi thứ sẽ được chuẩn bị và sắp xếp một cách có tổ chức để đảm bảo sự liền mạch và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Có thể bạn quan tâm:

Cho thuê văn phòng nhỏ - Những ưu nhược điểm cần biết

3. Các yếu tố cần cân nhắc trong việc lựa chọn văn phòng:

3.1. Vị trí

Vị trí có thể ảnh hưởng lớn đến tiện ích và khả năng tiếp cận của bạn đối với khách hàng, đối tác, và nhân viên. Chọn vị trí tiện lợi với giao thông thuận tiện và dễ dàng tiếp cận.

3.2. Kích thước và diện tích

Diện tích của văn phòng phải đủ lớn để đáp ứng nhu cầu công việc của bạn. Điều này bao gồm không gian làm việc cho nhân viên, không gian tiếp khách, phòng họp, và không gian lưu trữ.

3.3. Giá thuê

Xác định ngân sách của bạn và tìm một văn phòng có giá thuê phù hợp. Hãy lưu ý rằng giá thuê có thể thay đổi dựa trên vị trí, diện tích và tiện ích đi kèm.

3.4. Tiện ích và dịch vụ

Kiểm tra xem văn phòng có các tiện ích như truy cập Internet, điều hòa nhiệt độ, bảo vệ, và dịch vụ hỗ trợ như dọn vệ sinh và bảo trì không. Điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian và công sức của bạn.

3.5. Phong cách và thiết kế

Lựa chọn văn phòng phải phản ánh hình ảnh và phong cách của doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực sáng tạo, ví dụ như thiết kế hoặc quảng cáo, thì thiết kế văn phòng có thể rất quan trọng.

3.6. Khả năng mở rộng

Nếu doanh nghiệp của bạn dự định mở rộng trong tương lai, hãy xem xét khả năng mở rộng của văn phòng. Có thể cần thêm không gian làm việc khi doanh nghiệp phát triển.

3.7. Pháp lý và hợp đồng thuê

Đảm bảo đọc và hiểu rõ hợp đồng thuê và các điều khoản liên quan. Điều này bao gồm mức giá thuê, thời hạn thuê, và điều kiện hủy bỏ hợp đồng.

Môi trường xung quanh

Xem xét môi trường xung quanh văn phòng, bao gồm gần bệnh viện, nhà hàng, cửa hàng, và các dịch vụ cần thiết khác. Điều này có thể ảnh hưởng đến cuộc sống hàng ngày của nhân viên và tiện lợi cho khách hàng.

4. Các câu hỏi thường gặp (FAQs)

4.1. Tôi nên chuẩn bị những gì trước khi thuê văn phòng mới?

Trước khi thuê văn phòng mới, bạn nên xác định rõ yêu cầu văn phòng, lên kế hoạch ngân sách và nghiên cứu thị trường và vị trí phù hợp.

4.2. Làm thế nào để tìm kiếm văn phòng phù hợp?

Bạn có thể liên hệ với các đại lý bất động sản chuyên về cho thuê văn phòng hoặc sử dụng các trang web và dịch vụ trực tuyến để tìm kiếm các danh sách văn phòng.

4.3. Tôi cần lưu ý gì khi xem xét hợp đồng thuê văn phòng?

Khi xem xét hợp đồng thuê văn phòng, bạn nên đọc kỹ các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ về thời hạn, giá thuê, các điều khoản về gia hạn hợp đồng và các quy định về phạt cũng như các đợt điều chỉnh tăng giá thuê.

4.4. Tôi cần chuẩn bị những gì cho quá trình di chuyển và thiết lập văn phòng?

Trong quá trình di chuyển và thiết lập văn phòng mới, bạn cần chuẩn bị công việc đóng gói và di chuyển đồ đạc, tài liệu và trang thiết bị từ văn phòng cũ sang văn phòng mới. Bạn cũng cần xem xét việc thiết lập lại cấu trúc mạng máy tính, hệ thống điện thoại và các dịch vụ khác trong văn phòng mới.

4.5. Tại sao việc chuẩn bị và tiến hành các công việc liên quan đến thuê văn phòng mới quan trọng?

Việc chuẩn bị và tiến hành các công việc liên quan đến thuê văn phòng mới là quan trọng để đảm bảo quá trình thuê diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Nếu không có sự chuẩn bị cẩn thận, có thể gặp phải các vấn đề như không tìm được văn phòng phù hợp, việc di chuyển và thiết lập không suôn sẻ, hay mắc phải các vấn đề liên quan đến hợp đồng thuê.

Chuẩn bị và tiến hành các công việc liên quan đến thuê văn phòng mới

Hi vọng rằng thông tin trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ về các công việc cần làm khi thuê văn phòng mới trong năm 2023. Hãy áp dụng những kiến thức này để đạt được sự thành công trong việc tìm kiếm và thuê văn phòng mới cho doanh nghiệp của bạn. Mspace kính chúc khách hàng tìm thuê được văn phòng làm việc mới như ý!

Có thể bạn quan tâm:

Văn phòng dịch vụ là gì? Tại sao lựa chọn văn phòng dịch vụ?

Các bài viết khác:

13 loại chi phí thuê văn phòng bạn cần hiểu rõ

Cho thuê văn phòng nhỏ: Những ưu nhược điểm cần biết.

Văn hoá doanh nghiệp là gì? Chuyên gia khuyến nghị 9 cách cải thiện.